learndl zhaket triboon mymember webaidin

گزارش هزینه چیست؟

چه کسب و کار تجارت الکترونیک شما دارای سه کارمند باشد یا بیش از 300 نفر، این احتمال وجود دارد که کارمندان شما گهگاه با پول خود هزینه های تجاری خود را انجام دهند. به عنوان مثال، اگر آنها در یک کنفرانس تجاری شرکت می کنند، یک وعده غذایی برای مشتریان یا فروشندگان می خرند و غیره.  با کمک نرم افزار حسابداری سپیدار میتوانید به صورت سیستمی گزارش هزینه ایجاد کنید. اگر قصد تهیه نرم افزار را دارید با کارشناسان آریاتراز تماس بگیرید.

گزارش هزینه یک راه ساده برای کارکنان برای گزارش هزینه های مربوط به کسب و کار است. این به شما امکان می دهد تمام هزینه های کارمندان خود را پیگیری کنید تا بتوانید آنها را بازپرداخت کنید و همچنین آن را به عنوان کسر مالیات خود مطالبه کنید.

گزارش هزینه چیست؟

گزارش هزینه صفحه گسترده، فرم یا ابزاری است که کارمندان شما برای گزارش هزینه‌های تجاری از جیب خود استفاده می‌کنند. هزینه معمولاً پولی است که یک شخص یا شرکت خوداشتغال به عنوان بخشی از فعالیت های خود برای کمک به کسب سود یا انجام تجارت خرج می کند.

گزارش هزینه چیست؟

در گزارش هزینه چه چیزی باید باشد؟

در حالی که هر شرکت ممکن است داده های خاصی داشته باشد که برای ردیابی نیاز دارد، مجموعه استانداردی از اطلاعات وجود دارد که هر فرم گزارش هزینه باید شامل موارد زیر باشد:

  • شناسایی اطلاعات مربوط به شخصی که فرم هزینه را ارسال می کند

می خواهید نام شخص، بخشی که در آن حضور دارد، موقعیت و در صورت وجود کارمند را داشته باشید. شما اطلاعات کافی می خواهید تا مطمئن شوید مشخص است چه کسی بازپرداخت را درخواست می کند.

  • تاریخ انجام هزینه – این تاریخ باید با تاریخ درج شده مطابقت داشته باشد.
  • نام مکانی که کالا یا خدمات از آنجا خریداری شده است – این اطلاعات باید با رسید مطابقت داشته باشد.
  • شرح هزینه – این اطلاعات نشان می دهد که این یک هزینه واقعی تجاری است، مانند بلیط هواپیما، وعده های غذایی کاری یا بلیط کنفرانس.
  • مبلغ دلاری برای هر هزینه و کل مبلغی که بازپرداخت می شود – برای سهولت ورود به سیستم حسابداری خود، می خواهید در صورت وجود چندین هزینه در هر فرم، اطلاعات به تفکیک مشخص شود. همچنین می‌خواهید جایی برای کارمند قرار دهید تا کل مبلغی را که برای بازپرداخت درخواست می‌کند قرار دهد. این مبلغ باید با رسیدها مطابقت داشته باشد.

هزینه های کارمندان را چگونه دسته بندی می کنید؟

پس از ثبت گزارش هزینه، حسابدار شما باید مطمئن شود که هزینه با دسته بندی مناسب در نمودار حساب های شما مرتبط است.

طبقه‌بندی صحیح هزینه‌هایتان به شما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنید که می‌توانید به دولت ثابت کنید که هزینه‌ها در واقع کسر مالیات هستند.

ایجاد گزارش هزینه

هر چند وقت یکبار باید هزینه ها را پیگیری کنید؟

ردیابی منظم هزینه‌های تیم یک عادت خوب است که به شما امکان می‌دهد از معاملات خود آگاه باشید و اطمینان حاصل کنید که شرکت شما پول را عاقلانه خرج می‌کند.

بسیاری از شرکت ها فرآیندهای داخلی را تنظیم می کنند تا اطمینان حاصل شود که اعضای تیم گزارش هزینه های خود را به صورت ماهانه پر می کنند.

 

نقل قول از خانه حسابداری:

“گزارش مالی یک اسناد مهم است که توسط حسابداری یک شرکت یا موسسه تهیه می‌شود. این گزارشات حاوی اطلاعات بسیار مهمی هستند که برای آینده مالی شرکت بسیار حائز اهمیت می‌باشند.”

انواع گزارش هزینه ها

سه راه اصلی وجود دارد که شرکت‌ها گزارش‌های هزینه‌ها را دسته‌بندی می‌کنند، که هرکدام نمای مجزایی از هزینه‌های خود ارائه می‌دهند. این گزارش ها هزینه ها را بر اساس دفعات ارسال آنها پیگیری می کند.

گزارش های منظم

آن‌ها مجموعه گزارش‌های هزینه هستند و اغلب، اغلب هفتگی یا ماهانه ارسال می‌شوند. آنها تمام هزینه های مربوط به کسب و کار انجام شده در آن دوره را ثبت می کنند. آنها را معادل یک جدول زمانی در نظر بگیرید.

گزارش های بلند مدت

برای پروژه‌هایی با هزینه‌های جاری که در دوره‌های طولانی‌تری پخش می‌شوند، گزارش‌های بلندمدت وارد عمل می‌شوند. در طول سه ماهه یا حتی یک سال، آنها به ردیابی این هزینه ها کمک می کنند و اطمینان حاصل می کنند که پروژه ها در بودجه باقی می مانند.

گزارش های یکبار مصرف

سفرهای کاری، کنفرانس ها یا رویدادهای ویژه اغلب مجموعه های منحصر به فردی از هزینه ها را به همراه دارند. گزارش‌های یک‌بار مصرف به‌طور خاص طراحی شده‌اند تا تمام هزینه‌های مرتبط با آن موقعیت منحصربه‌فرد را دریافت کنند.

اشکالات گزارش های هزینه های سنتی

علاوه بر مزایا، چندین اشکال مرتبط با گزارش هزینه وجود دارد:

  • هزینه های بالا و زمان پردازش
  • خطای انسانی
  • انباشت ادعاها
  • احتمال کلاهبرداری مالی

هزینه های بالا و زمان پردازش

همانطور که در مقدمه این مقاله ذکر شد، زمان رسیدگی و هزینه رسیدگی به دعاوی هزینه بسیار بالاست. همچنین، از هر پنج گزارش هزینه، یک مورد به اشتباه پر می شود و زمان رسیدگی به هر ادعا را حتی بیشتر می کند.

خطای انسانی

یک اشکال مهم گزارش های هزینه های سنتی این است که بسیاری از ادعاهای هزینه هنوز به صورت دستی بررسی می شوند. علاوه بر هزینه و زمان پردازش بالا، روش های سنتی فرآیندهای گزارش هزینه نیز منجر به درصد بالایی از خطاهای ورود داده ها می شود.

انباشت ادعاها

به دلیل زمان پردازش بالا، ادعاهای هزینه ممکن است انباشته شده و صندوق‌های ورودی را پر کند. این باعث می شود که شخصی که ادعاهای هزینه را پردازش می کند، انبوهی از مطالبات را از دست بدهد و باعث می شود کارمندان مدت طولانی برای بازپرداخت منتظر بمانند.

مزایای ایجاد گزارش هزینه

چگونه یک گزارش هزینه ایجاد کنیم؟

ایجاد یک گزارش هزینه دقیق و سازماندهی شده برای حفظ شفافیت مالی و مدیریت موثر مخارج ضروری است. در حالی که تفاوت‌های ظریف فرآیندی که شرکت‌ها برای تولید و مدیریت گزارش هزینه‌ها دنبال می‌کنند ممکن است از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد، مراحل کلی مورد نیاز برای اطمینان از یک گزارش هزینه جامع و ساختاریافته عبارتند از:

1- آماده سازی برای ایجاد گزارش هزینه

قبل از تهیه گزارش هزینه، بسیار مهم است که زمینه را برای مستندسازی دقیق و سازمان یافته فراهم کنید. با جمع آوری تمام رسیدها، فاکتورها و اسناد پشتیبان مربوطه برای هر هزینه شروع کنید. این تضمین می کند که شما شواهد مشخصی از هزینه های انجام شده دارید.

سپس، واجد شرایط بودن هزینه‌های بازپرداخت را با ارجاع متقابل آنها به خط‌مشی‌ها یا دستورالعمل‌های شرکت تأیید کنید. این هزینه ها را در دسته بندی های منطقی مانند سفر، وعده های غذایی، لوازم اداری یا سرگرمی سازماندهی کنید. این مرحله نه تنها فرآیند گزارش دهی را ساده می کند، بلکه به تحلیل و تصمیم گیری بعدی نیز کمک می کند.

2- ایجاد گزارش هزینه

برای ایجاد یک گزارش هزینه موثر، با انتخاب یک الگوی مناسب یا نرم افزار مدیریت هزینه ارائه شده توسط سازمان خود شروع کنید. این الگو به عنوان چارچوبی برای ساختار گزارش شما عمل می کند. تمام اطلاعات لازم از جمله نام، شناسه کارمند، بخش و دوره گزارش خود را وارد کنید. با سپیدار سیستم این فرایند اتوماتیک و راحت انجام میگیرد.

به این مطلب امتیاز دهید

امتیاز کلی : 4 / 5. تعداد آرا : 1

اولین نفر باید که به این مطلب امتیاز میدهید

وبیت این پست توسط نگارش شده است.

اسم من محمد پورداداش هست و متولد سال 1367 در خدمت شما هستیم . تخصص من طراحی گرافیک و کدنویسی وب است و سعی خواهم کرد بهترین خدمات را به شما وبمستران و گرافیست های عزیز ارائه کنم. به ترس هات غلبه کن تا در زندگی همیشه پیروز باشی.

در کانال وبیت عضو شو تا از آخرین اخبار ، آپدیت محصولات و تخفیف ها با خبر بشی ☺ عضویت در کانال تلگرام

اشترک گذاری

مقاله های پیشنهادی

وبیت این مطالب را به شما پیشنهاد میدهد

ارسال نظر ( 0 نظر تایید )

نظرات پس از رویت و تایید مدیران نمایش داده می شود
هنوز نظری ثبت نشده است ، اولین نفری باشید که نظر میدهید !
همکاران وبیت