نقش اتوماسیون اداری در سازمان های دولتی و خصوصی

امروزه کسب و کارهای زیادی به علت پیچیدگی فرایندها و مکاتبات سازمانی به دنبال راهکاری برای مکانیزه کردن فرایند ها اداری هستند. شرکت سماتوس با ارائه نرم افزار های جامع سازمانی راهکار های خوبی برای خودکار سازی فرایندها و کاهش حجم کار به سازمان و کسب و کارها پیشنهاد می دهد .

نرم افزار اتوماسیون اداری در هر کسب و کاری باعث بهبود همکاری و ارتباط بهتر بین کارمندان می شود که منجر به جریان‌ کاری منسجم‌تر در سازمان می شود. این سامانه با خودکار سازی فرایند های اداری کمک می کند تا خطا و هزینه های کسب و کار کاهش پیدا کند و خیلی راحت تر انتظارات مشتریان را برآورده کنند . سازمان ها با استفاد از زیر سیستم های اتوماسیون اداری در جریان کاری خود، می توانند کارهای خود را سریع تر انجام دهند.

برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه نقش اتوماسیون اداری در سازمان تا انتهای مقاله با ما همراه باشید .

اتوماسیون اداری چیست ؟

اتوماسیون اداری به معنای استفاده از ابزاری جدید برای خودکار سازی فرایند های اداری و مدیریت مکاتبات , مدیریت جلسات و … می باشد . نرم افزار اتوماسیون اداری از ابزار ها و زیر سیستم های مختلفی تشگیل شده است که هر کدام آن ها قابلیت های متفاوتی در اختیار کسب و کار ها و سازمان ها قرار می دهد .

این سیستم کمک می کند تا داده ها با کمترین خطا ثبت شود و در سامانه به گردش بیوفتند. هدف اصلی اتوماسیون اداری ساده سازی فرایند ها و کاهش خطا در سازمان می باشد.

تعریف فراگستر از اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری صرفا به معنای استفاده از نرم‌افزارها و سخت‌افزارها نیست، بلکه تغییر در روش‌ها و فرایندهای سازمانی را نیز با خود به همراه دارد؛ همچنین به این نکته نیز توجه داشته باشید که اتوماسیون اداری باید متناسب با نیازهای هر سازمان پیاده‌سازی شود و به‌طور مداوم نیز به‌روزرسانی و بهینه‌سازی گردد.

اتوماسیون اداری چه مزایای برای سازمان ها دارد ؟

اتوماسیون اداری به عنوان سیستمی برای مدیریت فرایند و مکاتبات سازمان استفاده می شود . این سامانه به دلیل ماژول ها و زیر سیستم های زیادی که ارائه می دهد مزایای مختلفی دارد. برخی از مزایای استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان های دولتی و خصوصی شامل :

• کاهش خطا
• افزایش بهره وری
• صرفه جویی در منابع سازمان
• دسترسی راحت تر به اطلاعات و …

نقش استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان 

افزایش کارایی

یکی از نقش های مهم اتوماسیون اداری در هر سازمانی خودکار سازی فرآیندها می باشد .خودکارسازی فرایند های تکراری به سازمان کمک می کند تا زمانی را که برای تکمیل کارهای زمان بر و تکراری صرف می شود را کاهش پیدا می کند. این کار کمک می کند که فرآیندها سریع تر انجام شوند که منجر به زمان پاسخ سریعتر و بهبود کارایی می شود.

انعطاف پذیری و مقیاس پذیری

از آنجایی که نیاز های هر کسب و کاری در طول زمان در حال رشد است، اتوماسیون اداری را می توان بر اساس نیاز سازمان تغییر داد و از پاسخگویی , یکپارچگی , چابکی و پویایی آن اطمینان حاصل کرد.

کاهش زمان پردازش

اتوماسیون اداری با مدیریت وظایف معمول، زمان بیشتری را به تعامل با مشتری و حل مشکلات اختصاص می دهد که منجر به رضایت مشتریان می شود.

مدیریت

اتوماسیون اداری در هر سازمان به مدیریت کار و فعالیت های سازمان کمک می کند. در واقع با کمک این نرم افزار مدیران می توانند به عملکرد کارکنان خود نظارت داشته باشند. با نرم افزار اتوماسیون اداری وظایف و گردش کار هر فرد به طور دقیق تعریف شده قابل پیگیری می باشد که در نهایت باعث مدیریت بهتر و افزایش بهره وری در سازمان می شود .

کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان ها چیست ؟ 

اتوماسیون اداری امکان پیاده سازی در تمام سازمان ها با هر ابعادی را دارد و یکی از مهم ترین همچنین قابلیت یکپارچه سازی با دیگر سیستم های سازمان را نیز دارد .برخی از کاربرد های اتوماسیون اداری در سازمان ها :

طراحی و مدلسازی فرایند های کسب و کار

معمولا اتوماسیون اداری برخی از فرایندهای عمومی که در اکثر سازمان ها قابل استفاده است را در اختیار کاربران قرار می دهند. اما وظیفه طراحی و مدلسازی فرایندهای سازمان بر عهده زیر سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا bpms  است و یک اتوماسیون اداری بدون آن کامل نیست و با استفاده از آن امکان مدلسازی و طراحی و خودکار سازی انواع فرایند ها برای سازمان امکان پذیر است .

مدیریت اسناد

اطلاعات و اسناد یکی از مهم ترین دارایی های هر سازمانی به حساب میاد . سازمان ها با کمک زیر سیستم مدیریت اسناد می توانند اسناد و مدارک را به صورت الکترونیکی ذخیره کنند و نگران از بین رفتن اطلاعات نباشند . زیر سیستم مدیریت اسناد قابلیت هایی مانند نگهداری اطلاعات در یک ساختار طبقه بندی شده، نگهداری نسخ مختلف اسناد، گردش خودکار اسناد و در نهایت کنترل دسترسی به اطلاعات را در اختیار کاربران قرار می دهد .

ایجاد گزارش های جامع

اتوماسیون اداری با کمک زیر سیستم گزارش ساز , تهیه انواع گزارش های تحلیلی و آماری در کوتاه ترین زمان ممکن برای کسب و کارها ممکن می کند .

مدیریت جلسات

یکی از نقش های اتوماسیون اداری در سازمان ها دولتی و خصوصی مدیریت جلسات و ساماندهی آن می باشد. سیستم اتوماسیون اداری با کمک ماژول مدیریت جلسات امکان ثبت جلسات و کنترل جلسات و ثبت صورت جلسه و ….. را در اختیار سازمان و کسب و کارها می گذارد.

نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند یکی از بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری در ایران است و با امکانات مختلفی را به صورت تحت وب و پشتیبانی قوی در اختیار مشتریان  قرار می دهد که باعث شده طیف وسیعی از سازمان های دولتی و خصوصی مانند شهرداری ها و دانشگاه ها و … را در فهرست مشتریان خود داشته باشد.

سخن پایانی

همان طور که در ابتدای مقاله بیان کردیم اتوماسیون اداری نقش مهمی در سازمان های دولتی و خصوصی ایفا می کند و توسعه و به کارگیری نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند به سازمان ها در رسیدن به موفقیت کمک کند . سامانه اتوماسیون اداری با زیر سیستم ها و ابزار های متفاوتی که در اختیار کاربران قرار می دهد باعث افزایش بهره وری فزایش و چابکی و … می شود , که در این مقاله با برخی از آن ها آشنا شده اید .