مرکز تلفن ویپ چیست؟

مرکز تلفن ویپ چیست؟ تلفن voip چگونه می تواند به ما کمک کند؟ مرکز تلفن یکی از مهم ترین بخش های شرکت ها و کسب و کارهایی بوده که با مشتریان زیادی سروکار دارند و نیازمند مدیریت، نظارت، ضبط و بررسی تماس ها و مکالمات تلفنی گذشته یا جاری هستند. طی یک دهه گذشته، بخش مرکز تلفن، از یک واحد پرهزینه و کم اهمیت، به واحدی بسیار مهم و حتی درآمد زا در شرکت ها تبدیل شده.

یک مرکز تماس قوی و حرفه ای می تواند موجب رضایتمندی قابل توجهی از نحوه ارائه خدمات و پشتیبانی، در مشتریان یک شرکت شود. برای همین ملاک های اصلی ارزیابی این بخش از شرکت ها، کیفیت پاسخ دهی، میانگین زمان انتظار مشتری، میانگین زمان پاسخ دهی و تعداد تماس ازدست رفته هستند.

در گذشته مراکز تلفن با دستگاه های سانترال آنالوگ راه اندازی می شدند، اما هم اکنون دستگاه های سانترال ویپ را به عنوان تکنولوژی جدیدتری برای مرکز تلفن می بینیم که قابلیت استفاده از مزایای ویپ – ویپ را فراهم کرده اند. این موضوع موجب افزایش کیفیت و سرعت خدمت رسانی، هم زمان با کاهش هزینه ها شده اند و شاهد تمایل چشمگیر مدیران به راه اندازی مرکز تلفن ویپ یا تغییر از مدل سنتی (سانترال پاناسونیک) به تکنولوژی جدید هستیم.

مزیت های استفاده از سیستم ویپ چیست؟

برای دریافت و انتقال تماس، تکنولوژی ویپ نسبت به سانترال های سنتی ویژگی های پیشرفته تر و منعطف تری را به شما ارائه می دهد که در ادامه به بررسی آن ها می پردازیم.

اتصال آسان به CRM و متمرکز کردن تماس ها در انواع پلتفرم ها

مطمئن باشید با تکنولوژی آنالوگ، توانایی متمرکز سازی دقیق اطلاعات تماس و انتقال آن ها به پلتفرم های دیگر را نخواهید داشت. یکی از مزایای مرکز تلفن voip این بوده که قابلیت توسعه نرم افزاری دارد و می تواند به آسانی به افزونه ها و نرم افزارهای مختلف مدیریتی یا CRM متصل شود و فرایند ذخیره سازی یا فراخوانی اطلاعات مشتری را به خوبی انجام دهد.

کاهش هزینه های راه اندازی و نگهداری مرکز تلفن

راه اندازی و اداره مرکز تلفن قدیمی، هزینه بیشتری از مرکز تلفن ویپ دارد، چرا که هزینه تهیه ماژول ها و لایسنس، سیم کشی ، دستگاه مورد نیاز سانترال آنالوگ، تلفن ها و نرخ تماس شهری، بین شهری و بین المللی زیاد بوده و هزینه نگهداری بیشتری دارد.

گاهی بالا بودن این هزینه ها می تواند موجب متضرر شدن یا کاهش سود شرکت شود اما در مقابل، با پیاده سازی مرکز تلفن ویپ، استفاده از زیرساخت های شبکه موجود در شرکت و گاهی عدم نیاز به اضافه کردن سخت افزارهای گران قیمت جدید موجب کاهش هزینه چشمگیری در استفاده از ویپ شده بوده که تا 40% صرفه جویی در هزینه مرکز تلفن را سبب می شود. با اتصال مرکز تلفن ویپ – ویپ به نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری می توانید بهترین بهره وری را از این سیستم داشته باشید.

گزارش گیری های پیشرفته جهت نظارت و مدیریت

امکان شنود هم زمان یا ضبط کامل مکالمه جهت آموزش و راهنمایی اپراتورهای جدید یا پیگیری مشکلات گزارش شده توسط مشتریان، از مزایای گزارش ها و رکوردهای دقیق و کامل مرکز تلفن ویپ می باشد. این ویژگی در مرکز تلفن ویپ افراد تماس گیرنده را در صف قرار می دهد تا به اولین اپراتور آزاد وصل شود.

گزارش گیری های پیشرفته جهت نظارت و مدیریت شما را قادر می سازد آرشیو بسیار خوبی از اطلاعات تماس ها شامل شماره ورودی یا خروجی، زمان شروع و پایان، مدت تماس، میانگین زمان مکالمات، لیست اپراتورهای آماده، در حال پاسخ دهی یا آفلاین، ضبط مکالمه و بسیاری گزارش ها و اطلاعات دیگر که می توان با فیلتر کردن آن ها به یک خروجی خاص رسید یا از مجموع گزارش ها، جهت تحلیل و بررسی کردارهای مختلف مشتریان و شاخص های عملکرد کارکنان، استفاده کرد.

انعطاف پذیری و توسعه پذیری بالا

با توجه به اینکه در مرکز تلفن voip بستر انتقال صدا IP بوده و نیاز به سیم کشی ندارد، امکان ساختن گروه های دور کار هم وجود خواهد داشت و اپراتورها می توانند از هر محلی و با کمک اینترنت، تماس ها را پاسخگو باشند که این امر باعث کاهش هزینه ها به خصوص در زمان گسترش سازمان و کسب وکار شما خواهد بود.

صف تماس

مدیریت تماس های هم زمان در حین مشغول بودن همه اپراتورها و پخش موسیقی انتظار قابل تغییر با تنظیمات پیشرفته و یا صداهای ضبط شده جهت معرفی اپراتور پاسخگو یا معرفی شرکت. به صورت کلی در صورتی که تعداد اپراتور های شما از تعداد افراد تماس گیرنده کمتر است صف در مرکز تلفن ویپ به شما کمک خواهد کرد.

کنفرانس صوتی و تصویری

امکان انجام کنفرانس های صوتی و تصویری به علت مشترک بودن بستر انتقال صدا و داده که می تواند از گزینه های موردعلاقه مدیران و نیروهای دور کار باشد.

منشی دیجیتال هوشمند

سیستم پاسخگوی خودکار که توانایی تعامل با تماس گیرنده را دارد و تا حدی که در سیستم تعریف شده باشد، وی را راهنمایی خواهد کرد و در صورت تمایل مشتری، تماس را به اپراتور آزاد یا شماره های تعریف شده هدایت می کند که در افزایش سرعت پاسخ دهی و اشغال نشدن اپراتورها، تاثیرات زیادی دارد.

به روز بودن مرکز تلفن ویپ

با توجه به جدید بودن تکنولوژی ویپ، کم هزینه تر بودن، ویژگی های منحصر به فرد، گزارش گیری ها، آمارهای دقیق، قابلیت انعطاف، گسترش این تکنولوژی مبتنی بر شبکه و اینترنت راهکار مناسبی بر افزایش رضایت مشتریان و تحلیل روند مکالمات پرسنل خواهد بود.

در همه دنیا تکنولوژی ویپ و مرکز تلفن ویپ به شدت در حال رشد و توسعه بوده و به آسانی می توان به کمک یک تکنسین متخصص، در هر زمان سیستم را به روزرسانی کرد و از ویژگی های جدید آن بهره برد.

راه اندازی مرکز تلفن ویپ می تواند برای کسب وکارها اقتصادی تر باشد و از طرفی هم استفاده از گزارش ها و آمارهای قابل تحلیل و بررسی آن، موجب تصمیم گیری های بهتر، بالا رفتن کیفیت خدمات و درنتیجه رضایتمندی بیشتر مشتریان را رقم خواهد زد.