ایمیل چیست و چرا هنوز اهمیت دارد؟

ایمیل جایگاه ویژه‌ای درمیان کاربران فضای مجازی دارد و در دنیای امروز کمتر کسی است که با ایمیل آشنایی نداشته باشد. ایمیل یا پست الکترونیک مخفف Electronic Mail می‌باشد. ایمیل در واقع همان نامه‌های قدیمی است که در گذشته توسط پست ارسال می‌شد که امروزه به لطف اینترنت و گسترش تکنولوژی، امکانات بیشتری به آن اضافه شده و می‌توان علاوه بر پیام متنی، فایل‌های ویدئویی، تصویر و مستندات هم ارسال کرد.

آدرس ایمیل چیست

هر فرد برای ارسال و دریافت ایمیل به یک آدرس ایمیل اختصاصی و منحصربفرد نیاز دارد. آدرس ایمیل از دو بخش اصلی نام کاربری و نام دامنه تشکیل شده است. نام کاربری در ابتدای آدرس ایمیل قرار دارد سپس علامت @ و در نهایت نام دامنه قرار می‌گیرد.

در واقع نام کاربری هویت کاربران در فضای مجازی محسوب می‌شود و بهتر است از نام اصلی خود یا کسب‌و‌کار برای آن استفاده شود و اگر نام موردنظر شما قبلا توسط کاربر دیگری ثبت شده باشد می‌توان با اضافه‌کردن اعداد یا کاراکتر به نام خود آن را تغییر داد. نام کاربری می‌تواند ترکیبی از حروف، اعداد و کاراکترها باشد.

اگر صاحب شرکت یا کسب‌و‌کاری هستید انتخاب نام دامنه بسیار مهم خواهد بود زیرا شما توسط آن شناخته و مشهور خواهد شد. دامنه ایمیل معرفی کننده یک فضا در بستر اینترنت است که مالکیت آن در اختیار یک سازمان، شرکت یا یک ارائه‌دهنده سرویس ایمیل قرار دارد. دامنه ایمیل می‌تواند ترکیبی از حروف، اعداد و کاراکترها باشد.

در سرویس‌های رایگان ایمیل، نام دامنه توسط شرکت ارائه دهنده ایمیل(مانند yahoo.com) تعیین می‌شود. برای خرید دامنه سفارشی و اختصاصی می‌توانید دامنه خود را از طریق شرکت‌های ارائه‌دهنده ایمیل خریداری کرده و یک آدرس ایمیل منحصربفرد برای سازمان یا کسب‌و‌کار خود داشته باشید.

کاربرد ایمیل

ایمیل یکی از پرکاربردترین ویژگی‌های اینترنت محسوب می‌شود که این امکان را به کاربران می‌دهد تا بتوانند با افراد در هر مکان و زمانی ارتباط برقرار کنند. یکی از مهم‌ترین کاربردهای ایمیل ارسال پیام متنی به افراد است. البته کسب‌و‌کارها و شرکت‌ها برای کارهای رسمی از ایمیل‌های اختصاصی استفاده می‌کنند. از دیگر کاربردهای ایمیل می‌توان به استفاده از امکاناتی که سرویس‌دهنده ایمیل در اختیار کاربران قرار می‌دهد اشاره می‌کرد امکاناتی مانند به‌اشتراک‌گذاری فایل‌ها و پوشه‌ها با سایر کاربران، دسته‌بندی پیام‌ها و ارسال پیام‌های زمانبندی‌شده بصورت خودکار.

ایمیل سازمانی

ایمیل سازمانی در واقع یک شبکه نامه‌نگاری درون سازمانی است که بصورت اختصاصی برای یک سازمان راه‌اندازی شده و مدیریت آن نیز توسط سازمان مربوطه انجام می‌شود. در ایمیل سازمانی بجای استفاده از ایمیل‌های رایگان که عموما دارای پسوندهای متداول مانند یاهو یا جیمیل می‌باشند از پسوند اختصاصی همنام که معرف سازمان یا کسب‌و‌کار شماست استفاده می‌شود. استفاده از ایمیل سازمانی به نوعی سند اعتبار یک سازمان برای برقراری ارتباط با سایر سازمان‌ها و مشتریان محسوب می‌شود و کلیه مکاتبات سازمان از طریق ایمیل انجام می‌شود.

انواع ایمیل سازمانی

ایمیل سازمانی به دو صورت قابل پیاده‌سازی است:

ایمیل ابری

سرویس‌های ایمیل ابری، روی یک بستر ابری مستقر شده‌اند و می‌تواند در آن واحد به تعداد بسیار زیادی شرکت یا سازمان خدمات ایمیل سازمانی ارائه کنند. ارائه سرویس ایمیل سازمانی روی بستر امن و پایدار ابری، کسب و کارها و شرکت‌ها را از خرید هاست یا تهیه زیرساخت برای سرویس ایمیل اختصاصی خود بی‌نیاز می‌کند و این امکان را فراهم می‌کند که در کمترین زمان ممکن روی دامنه اختصاصی کسب و کار خود سرویس ایمیل راه اندازی کرده و آن را مدیریت کنند.

ایمیل نصب در محل

سرویس نصب در محل راهکار مناسبی برای سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ است. در صورتی که شرکت یا سازمانی بخواهد تمامی سرویس‌ها و محل نگه‌داری آنها را در اختیار داشته باشد، می‌تواند با تهیه و آماده‌سازی زیر ساخت، سرویس ایمیل سازمانی خود را روی این تجهیزات نصب و راه‌اندازی نماید.

خرید ایمیل

شاید خرید ایمیل در آغاز شروع فعالیت برای شرکت‌ها مقرون به صرفه نباشد و اغلب کسب‌و‌کارها علاقمند به استفاده از ایمیل رایگان باشند اما استفاده از ایمیل رایگان به‌هیچ‌عنوان معتبر و حرفه‌ای نمی‌باشد و خرید ایمیل یکی از مهم‌ترین اقدامات هر شرکت و سازمانی است که به اعتبار و ارزش سازمان خود اهمیت می‌دهد.

خرید ایمیل سازمانی

ایمیل از محبوبیت زیادی بین سازمان‌ها برخوردار است چرا که داشتن ایمیل سازمانی سبب افزایش اعتماد کاربران شده و با خرید ایمیل سازمانی مدیریت سرویس ایمیل بسیار آسان‌تر می‌شود. شرکت‌های متعددی در این زمینه فعالیت دارند که با ارائه سرویس‌های متنوع می‌توانند نیازهای کاربران را تا حد زیادی رفع کنند. سرویس ایمیل سازمانی اغلب مناسب سازمان‌هایی است که کاربران زیادی داشته و حجم مکاتبات ایمیلی آنها بالا است.در ادامه به برخی از ویژگی‌های خرید ایمیل سازمانی اشاره می‌کنیم:

• داشتن ایمیل سازمانی سبب افزایش اعتبار کسب‌و‌کار شما شده و این حس را به مشتری منتقل می‌کند که با مجموعه‌ای حرفه‌ای مواجه است که این امر سبب افزایش میزان وفاداری مشتریان نسبت به سازمان شما می‌شود.
• در ایمیل‌های سازمانی از نام دامنه سازمان موردنظر استفاده می‌شود که همین موضوع سبب افزایش آگاهی مشتریان و شناخته‌شدن کسب‌و‌کار می‌شود.
• در سازمان‌های بزرگ اطلاع‌رسانی در مورد مسائل کاری و برنامه‌ها از طریق ایمیل انجام می‌شود با وجود ایمیل سازمانی برقراری ارتباط با سایر افراد در سازمان به‌آسانی انجام شده و کارهای گروهی به راحتی و با کمترین هماهنگی مدیریت و برنامه‌ریزی می‌شود.
• ایمیل سازمانی سبب کاهش هزینه‌های ارتباطی می‌شود زیرا ارسال نامه به‌روش‌های قدیمی علاوه بر هزینه بالایی که دارد صدمات جبران ناپذیری هم برای محیط زیست در پی خواهد داشت. سرویس ایمیل سازمانی ارتباطات کم‌هزینه و پرسرعت را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند.
• یکی دیگر از مهم‌ترین مزایای خرید ایمیل سازمانی امنیت بالای آن نسبت به ایمیل‌های رایگان است که با افزایش امنیت احتمال هک‌شدن ایمیل بطور قابل‌توجهی کاهش پیدا می‌کند.

خرید ایمیل شرکتی

ایمیل شرکتی به ایمیلی گفته می‌شود که بجای استفاده از سرویس‌های ایمیل رایگان مانند یاهو و جیمیل یا سایر سرویس‌دهنده‌های ایمیل، از آدرس دامنه ثبت‌شده شرکت یا کسب‌وکار شما استفاده شود. سرویس ایمیل شرکتی برای کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط که به صورت پویا در حال توسعه ابزارهای ارتباطی هستند، گزینه مناسبی است. شرکت‌های داخلی و خارجی متعددی وجود دارند که سرویس ایمیل شرکتی ارائه می‌دهند و قیمت آنها براساس قابلیت‌های ارائه‌شده متفاوت است.

در صورتی که مایل به استفاده از سرویس ایمیل ابری برای کسب‌و‌کار خود باشید برای خرید ایمیل شرکتی نیازی به خرید هاست نبوده و با در اختیار داشتن یک دامنه و دسترسی به تنظیمات آن، می‌توانید به محض خرید سرویس ایمیل، آنرا راه‌اندازی کرده و از سرویس خود استفاده کنید.

جمع‌بندی

یکی از عوامل مورد نیاز برای حضور و فعالیت کسب و کارها در فضای مجازی داشتن یک سرویس ایمیل پایدار، امن و قابل‌اعتماد است. متأسفانه برخی شرکت‌ها از آدرس ایمیل‌های عمومی مانند [email protected] استفاده می‌کنند، که برای سازمان‌های بزرگ و مهم بسیار غیر حرفه‌ای می‌باشد. ایمیل پل ارتباطی بین سازمان‌ها و مشتریان در دنیای مجازی است، شرکت‌ها برای تبادل اطلاعات به یک سرویس ایمیل حرفه‌ای‌تر نیاز دارند که می‌توانند با خرید ایمیل سازمانی اعتبار و امنیت مکاتبات خود را افزایش دهند. داشتن ایمیل‌های معتبر با نام دامنه اختصاصی می‌توانند در برند سازی و جلب اعتماد کاربران و مشتریان بسیار کاربردی باشد.