چطور یک اپراتور حرفه ای برای مرکز تماس کسب و کار خود داشته باشید

یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر نوع کسب و کاری، بخش پاسخگویی به مشتریان و یا مرکز تماس است.
تقریبا هر نوع کسب و کاری اعم از مشاغل کوچک با کمترین تعداد کارکنان،
تا مشاغل بزرگ و تعداد کارکنان بالا، نیاز به مرکز تماسی پیشرفته و حرفه‌ای دارد.
یکی از لزوم داشتن مرکز تماسی کارآمد دارا بودن تیم اپراتور مرکز تماس حرفه‌ای است.

اپراتورهای مرکز تماس اصلی‌ترین بخش در یک مرکز تماس پاسخگو محسوب شده،
و بدون انتخاب افرادی حرفه‌ای و کار بلد در این زمینه نمی‌توان مرکز تماسی موفق برای کسب و کار خود داشت.
وظایفی که یک اپراتور حرفه‌ای مرکز تماس بر عهده دارد موارد چندانی نبود اما لازم است فرد استخدام شده،
در این شغل همان چند وظیفه کم را به خوبی و همراه با مسئولیت‌پذیری کامل انجام دهد.

دفتر شما در مسیر داشتن مرکز تماسی همراه با خدمات پاسخگویی اپراتورهای حرفه‌ای آماده ارائه خدمات در این رابطه به تمامی کسب و کارها است؛
همچنین با استفاده از دیگر خدمات اداری دفتر شما مانند ارائه پنل فکس اینترنتی،
خط ثابت اینترنتی و منشی مجازی دیگر کارهای شرکت خود را به بهترین نحو انجام دهید.
در ادامه مطلب تمامی وظایف مربوط به اپراتور کال سنتر را بررسی کرده و ویژگی‌های لازم برای یک اپراتور حرفه‌ای را نیز بیان خواهیم کرد.

وظایف و ویژگی‌های اپراتور حرفه‌ای در مرکز تماس

هر یک از اپراتورهای فعال در یک مرکز تماس بایستی وظایف مشخصی را بر اساس دستور کاری شرکت و یا کسب و کار فعال در آن اجرا کنند.
اصلی‌ترین وظیفه اپراتور تماس که در تمامی مشاغل مختلف امری یکسان محسوب می‌شود، پاسخگویی صحیح و کارآمد به مشتریان است.
یک اپراتور حرفه‌ای باید بتواند مشکلات و صحبت‌های مشتری را به خوبی درک کرده،
و بر اساس الگو کاری و همراه با زبانی گویا و محترمانه پاسخگوی مشتری باشد.
میزان پاسخگویی اپراتور باید تا حدی باشد که مشکل و سوال مشتری را به طور کامل برطرف کرده،
و در صورت بروز مشکلات پیشبینی نشده بتواند به خوبی با دقت به جزئیات مسئله راه حلی کارآمد را ارائه دهد.
اپراتور به عنوان یکی از اعضا یک کسب و کار باید بر تمامی تعاملات و موضوعات مهم و رخ داده،
در شغل خود آگاه بوده و در راس اخبار و اتفاقات مربوط به سازمان‌دهی اداری باشد.
در ادامه هر یک از وظایف و مهارت‌های یک اپراتور حرفه‌ای را بررسی کرده،
تا بتوان با توجه به این مولفه‌‌های مرکز تماسی مجرب و کارآمد برای کسب و کار خود داشته باشید.

مهارت‌های ارتباطی و تعامل بالا در مکالمه

اصلی‌ترین مشخصه برای یک اپراتور حرفه‌ای بهره‌مندی از مهارت ارتباطی بالا در ارتباط با مشتری و داشتن روحیه انعطاف پذیر است.
در ابتدا یک مکالمه اپراتور بایستی بتواند مخاطب را به خود جذب کرده و آن را برای ادامه روند مکالمه آماده کند،
اپراتور علاوه بر استفاده از جملات صحیح و مودبانه در صحبت کردن خود،
باید علاقه خود در حل مشکل مخاطب را با رفتاری دوستانه نشان داده و همواره در حال تعاملی مثبت با مشتریان باشد.

تسلط بر جزییات و یادگیری اطلاعات

اپراتور کارآمد و حرفه‌ای علاوه بر تخصص در فن بیان و مکالمه باید اطلاعات کاملی در رابطه با موضوعات کاری خود داشته باشد،
تا در صورت پرسش از جانب مشتری بتواند در اسرع وقت و با علم کافی پاسخ مخاطب خود را بدهد.
گاهی نیز ممکن است سوالات مشتری جزو مشکلات متداول نباشد،
در این صورت اپراتور باید با دقت بر جزئیات مطرح شده بتواند با حضور ذهن کامل مساله مورد نظر را درک کرده و پاسخی راهگشا به مشتری بدهد.

سرعت و خلاقیت در تحلیل و ارائه خدمات

داشتن سرعت در جوابگویی و درک مسئله و همچنین خلاقیت در تحلیل مشکلات مشتریان در رسیدن به جواب مناسب نیز دیگر ویژگی مهم یکی اپراتور حرفه‌ای است.
کارمندان یک مرکز تماس با بیشترین سرعت ممکن بایستی مشکل مخاطب را تشخیص داده،
و با استفاده از خلاقیت ذهنی خود جوابی کارآمد که دربرگیرنده حل مشکل مشتری باشد را ارائه دهد.
این دو مولفه در اپراتور باید به گونه‌ای باشد که مشتری برای حل مشکل خود جواب قطعی را گرفته و نیاز به تماس دوباره نداشته باشد.

سازمان یافتگی

منظور از سازمان یافتگی هماهنگی اپراتور با محیط کاری اطراف خود، همکاران و مشتریان است.
اپراتور حرفه‌ای باید بتواند در حین گوش دادن به مشکلات مشتری راه حل آن را یافته،
یادداشت‌برداری‌های لازم را انجام داده و پس از تحلیل موضوع راه حل نهایی را ارائه دهد.
همچنین اپراتور باید تمامی اطلاعات به روز شده در رابطه با محیط کار خود را دانسته و بتواند کاربرد اطلاعات جدید را در ارائه خدمات خود نیز وارد کند.

برونسپاری خدمات مرکز تماس با خدمات دفتر شما

راه‌اندازی یک سیستم کال سنتر می‌تواند کاری دشوار باشد که علاوه بر تامین سیستم‌های اداری و نیروی کار کافی به هزینه‌های هنگفتی نیز احتیاج داشته باشد.
با استفاده از خدمات برون سپاری مرکز تماس دفتر شما می‌توان خدماتی کامل را دریافت کرده،
و با صرف هزینه‌ای بسیار کم از پاسخگویی حرفه‌ای اپراتورهای دفتر شما برای حل مشکلات کسب و کارتان استفاده کرد.
همچنین می‌توان با استفاده از سایر خدماتی که در مجله دفتر شما شرح داده شده سایر نیازهای کسب و کارتان را ارتقا بخشیده،
و از خدمات دیگر دفتر شما مانند فکس اینترنتی، تلفن ثابت اینترنتی، منشی مجازی و تلفن گویا استفاده کنید.